El 12 de febrero de 2015, se ha publicado la Instrucción de la Dirección General de los Registros y Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y internacionalización (http://www.boe.es/boe/dias/2015/02/16/pdfs/BOE-A-2015-1481.pdf).

El artículo 18 de la citada Ley  dice textualmente lo siguiente:

“1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio. 

2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.

3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.”

La reciente instrucción viene a dictar normas únicas para la legalización de libros:

ordenador

  • Para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, la legalización de
    todos los libros obligatorios para el empresario, se deberá realiza obligatoriamente en formato electrónico y presentarse telemáticamente.
  •  Los libros encuadernados en blanco y ya legalizados solo se podrán emplear para ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Una vez cerrado este último ejercicio social, se cerraran mediante diligencia que se enviara junto con el primer envío telemático de dichos libros y junto con una certificación del órgano de administración donde se explique esto.
  • Respecto a las actas, se deberán legalizar de la misma manera en los cuatro meses posteriores al cierre del ejercicio.
  • Es posible la legalización de un libro del ejercicio actual sin que lo esté el de los ejercicios anteriores. En el caso de que una sociedad no hubiese legalizado nunca su libro de actas, de acciones nominativas, de contratos de socio único, es posible su legalización en un momento posterior, pudiéndose incluir una certificación de la Junta General donde se ratifiquen las actas anteriormente no legalizadas.
  • Sólo la existencia de causa justa (imposibilidad manifiesta) permitirá la legalización y presentación por otro tipo de formato

Lo que se pretende con esa instrucción es unificar el procedimiento de legalización de libros para todos los Registros Mercantiles de España, evitando lo que pasó en el ejercicio anterior, dónde dependiendo del Registro que te correspondiese se aceptaba un formato o no.

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